כל עסק שואף להגדיל את הרווח. אך האם הדרך לעשות זאת היא רק העלאת המחזור? עסקים רבים מגלים שהעסק באמת מכניס יותר כסף, אבל לאחר התשלומים לספקים, המשכורות, ההוצאות השוטפות והמיסים, כמעט לא נשאר דבר.
חלק מחפשים מיד את ההוצאות שאפשר לצמצם, אך לפני שמקבלים החלטה כדאי לעצור. הכסף לא נעלם סתם, ובכתבה זו ריכזנו את שבע הנקודות שיש לבחון כדי להבין היכן נוצר הפער ומה אפשר לעשות בנידון.
1. כמה כסף נשאר אחרי כל מכירה
מחזור מכירות הוא נתון חשוב אך הוא לא מספר כמה העסק מרוויח. אם לא נשאר לכם מספיק כסף בסוף החודש, הדבר הראשון שיש לבדוק הוא כמה עולה כל מוצר או שירות ולחשב כמה באמת נשאר ממנו לאחר כל העלויות הישירות: חומרי הגלם, שעות העבודה, עמלות, אריזות, משלוחים או תשלומים לספקים חיצוניים.
לעתים מתגלה כי המוצר או השירות נמכרים בהפסד או ברווח נמוך מאוד. ייתכן שהמחיר נקבע לפני שנים כשהעלויות היו אחרות, שנוספו שירותים ללקוח בלי שהמחיר עלה או שניתנו הנחות כחלק מהעסקה. בסופו של דבר, הבדיקה צריכה להציג תמונה ברורה שמאפשרת לקבוע האם המכירה מייצרת מספיק רווח כדי לכסות את הוצאות העסק ולהשאיר רווח.
2. השוואה בין תקופה רווחית לבין התקופה הנוכחית
אחת הדרכים היעילות לזהות את מקור שחיקת הרווחים היא לחזור לנקודה שבה העסק הרגיש יציב יותר. השוואה בין התקופה הקודמת לזו הנוכחית יכולה לענות על השאלה מה השתנה. האם נוספו עוד עובדים, האם נפתח ערוץ שיווק חדש, האם עלויות הספקים עלו ואולי תמהיל המוצרים או תנאי התשלום שונו.
ההשוואה עוזרת להימנע מחיפושים אקראיים. אם המכירות עלו, אך הוצאות השכר, הרכש או הפרסום עלו בשיעור גבוה יותר, זו הנקודה שיש להתמקד בה. גם שינוי שנראה חיובי, כמו צירוף לקוח גדול או הרחבת הפעילות, יכול להוביל להפחתה ברווחים ובתהליך ייעוץ עסקי אנחנו בוחנים את ההשפעה של השינוי.
3. זיהוי המוצרים, הלקוחות ואפילו הלקוחות ששוחקים את הרווח
עסק הוא לא יחידה אחת. יכול להיות ששירות אחד רווחי מאוד, בעוד שאחר דורש שעות עבודה נוספות, שינויים תכופים ותמיכה סביב השעון בלי שהתמחור משקף זאת. גם הלקוחות שונים זה מזה: חלק משלמים בזמן, חלק דורשים יותר תשומת לב ואחרים צורכים זמן רב ומכניסים פחות ממה שנדמה.
מיון הפעילויות לפי קטגוריות מאפשר לבחון היכן יש פער בין ההכנסה לבין המאמץ. אין זה אומר שיש להפסיק מיד את העבודה עם הלקוחות המורכבים, אך יכול להיות שצריך לעדכן מחירים, לקבוע גבולות ברורים ולשנות את תהליכי העבודה. ההחלטה צריכה להתבסס על התמונה המלאה, כך שהעסק יכול לראות בבירור מה הרווח מכל פעילות ולא רק את סך המכירות.
4. בדיקת ההוצאות הקבועות
בכל עסק יש הוצאות קבועות שחוזרות מדי חודש ואינן משתנות ישירות בהתאם למחזור. שכירות, שכר עובדים, ביטוחים, רכב, הלוואות, תוכנות ושירותים מקצועיים הם חלק מהרשימה. כשהעסק מתרחב, ההוצאות הללו יכולות לגדול ובלי לשים לב לשנות את נקודת האיזון.
עם הצמיחה קל להצדיק עוד תוכנות, שטח גדול יותר או שירותים נוספים, אך לכל הוצאה יש מחיר. ההמלצה היא להכין רשימה של ההוצאות הקבועות, לבדוק האם הן השתנו בשנה האחרונה ולבחון כל אחת בפני עצמה. לא כל הוצאה גבוהה היא בעיה, אך חשוב להבין כמה מכירות נדרשות כדי לכסות את הבסיס. בייעוץ לעסקים אנחנו בוחנים את המספרים, את השינוי ויכולים להמליץ על שינויים בהתבסס על הנתונים.
5. חיפוש העלויות המשתנות שמנפחות את העסקה
לצד העלויות הקבועות יש כמובן גם הוצאות משתנות שקל לפספס: הנחות, עמלות סליקה, חומרי גלם, משלוחים, שעות נוספות, תיקונים, החזרות ושימוש בספקים זמניים יקרים. כל אחת מהן יכולה להיראות זניחה, אבל כשהיא חוזרת בעסקאות שונות, המשמעות יכולה להיות שחיקה של הרווחים.
בבחינה עם יועצת עסקית אפשר לא רק לראות את הסכום הכולל אלא גם להבין את הסיבה לעלויות הגבוהות. האם מדובר בשינוי מחיר הספק, האם העובדים משקיעים זמן רב בפעולות שאפשר לייעל, האם העסק נותן שירותים נלווים שלא מתומחרים. כל תשובה יכולה להוביל לפתרון שונה כמו משא ומתן עם ספקים, שינוי תהליכי עבודה, עדכון הצעות המחיר והגדרת השירות.
6. בדיקת תזרים המזומנים
על הנייר, יכול להיות שהעסק נראה רווחי, אך בפועל פערים בתזרים עלולים להוביל לקושי בתשלום ההתחייבויות, לשימוש באשראי ולתשלום עמלות גבוהות. הפער בין מועד מסירת המוצר או השירות לבין כניסת הכסף הוא הזמן שבו העסק ממשיך לשלם לעובדים, לספקים ולרשויות.
חשוב לבדוק את המצב הכלכלי הנוכחי: כמה כסף זמין לעסק וכמה תשלומים עדיין ממתינים מהלקוחות. יש לבחון את תהליך הגבייה ומה קורה כששני לקוחות גדולים מאחרים בתשלום באותו חודש. תנאי תשלום ארוכים לא חייבים להיות בעייתיים, אך הם מחייבים תכנון ותחזית ברורה של ההכנסות וההוצאות הצפויות.
7. בדיקה האם מדובר בשחיקה זמנית של הרווח
העובדה שהעסק מכניס כסף אך בסופו של החודש נשאר עם פחות רווח לא בהכרח מעידה על בעיה. גיוס עובדים חדשים, הכשרת עובדים, רכישת ציוד, פיתוח שירות וכניסה לשוק חדש יכולים להוביל להוצאות שמפחיתות את הרווח באופן זמני. לכן, חשוב לבדוק לא רק מה גובה ההוצאות אלא גם מה הייתה הסיבה לכל הוצאה וכיצד היא צפויה להשפיע על הרווחים בעתיד.
במקרים שבהם הוצאה זמנית מובילה לירידה ברווחים, אפשר לבחון מתי היא צפויה להתחיל להניב תוצאות ולתכנן את הפעילות העסקית בהתאם, למשל לדחות הוצאות חד פעמיות שאינן דחופות. לעומת זאת, אם מדובר בשחיקה מתמשכת של הרווח בשל בעיות בתזרים, בתמחור או בעלויות, יש לבנות תוכנית ולבצע את השינויים הנדרשים.
