הרבה עסקים משפחתיים מתחילים בלי תרשים ארגוני ובלי הגדרות תפקיד מפורטות. מישהו מביא את הרעיון, בן משפחה אחר טוב עם מספרים, מישהו נכנס לעזור בשיווק, וכשיש לחץ כולם עושים מה שצריך.
ובשלבים הראשונים זה אפילו יכול להיות יתרון. יש אמון, התקשורת מהירה, לא צריך לקבוע ישיבה כדי לקבל כל החלטה ויש מחויבות שקשה לפעמים למצוא בעסק רגיל.
העניין הוא שמה שעובד מצוין בעסק קטן, לא תמיד ממשיך לעבוד כשהעסק גדל.
העסק גדל, אבל מי מנהל את הצמיחה?
נניח שעסק משפחתי שהעסיק בעבר ארבעה או חמישה עובדים מעסיק היום 20. המחזור גדל, יש יותר לקוחות, יותר ספקים, יותר כסף שעובר במערכת וגם יותר החלטות שצריך לקבל.
אבל צורת הניהול נשארה פחות או יותר כפי שהייתה.
אבא עדיין מאשר כמעט כל הוצאה. אחד הילדים מנהל את העובדים, אבל אחיו נותן להם הוראות במקביל. החלטות חשובות מתקבלות לפעמים תוך כדי ארוחת שישי, ולא תמיד ברור מי באמת אחראי על מה.
בשלב מסוים זה כבר מתחיל לעלות כסף.
עובדים מקבלים הנחיות סותרות, החלטות מתעכבות, בני המשפחה נשחקים והעסק תלוי יותר מדי באנשים מסוימים.
כאן נכנסת החשיבות של בניית מבנה ניהולי ברור – חלוקת אחריות, סמכויות ו-Decision Rights, כלומר הגדרה מי מוסמך לקבל החלטה בכל תחום.
זה לא הופך את העסק המשפחתי ל"תאגיד". זה פשוט מאפשר לו להמשיך לצמוח בלי שכל החלטה תעבור דרך כל בני המשפחה.
לפעמים הבעיה בכלל לא נמצאת בתוך המשפחה
בעסקים משפחתיים יש נטייה טבעית לנסות לפתור הכול לבד. זה מובן. במשך שנים המשפחה התרגלה להסתמך בעיקר על עצמה, ולעיתים היא גם מכירה את העסק טוב יותר מכל אדם חיצוני.
אבל לא כל ידע צריך להימצא בתוך המשפחה.
עסק יכול להגיע לשלב שבו הוא זקוק למומחיות מאוד מסוימת – בתחום הפיננסי, המשפטי, השיווקי, התפעולי או המקצועי של הענף שבו הוא פועל.
וזה בדיוק המקום שבו איש מקצוע חיצוני יכול להיות משמעותי.
לא כדי להחליף את בני המשפחה, אלא כדי להביא נקודת מבט וידע שלא קיימים כרגע בתוך העסק.
בית קפה משפחתי הוא דוגמה טובה
תחשבו על בית קפה משפחתי שפועל כבר כמה שנים.
האב מנהל את הכספים והרכש, הבת מנהלת את הצוות והשירות, הבן נמצא רוב הזמן במטבח. העסק עמוס, יש לקוחות קבועים, ובסופי שבוע קשה למצוא שולחן.
על פניו הכול נראה מצוין.
אבל כשפותחים את המספרים מגלים שהרווח כמעט לא גדל.
במקרה כזה ייעוץ לעסק המשפחתי יכול לעזור לעשות סדר בחלוקת התפקידים, בהחלטות ובמערכת היחסים הניהולית בין בני המשפחה. אבל יכול להיות שצריך במקביל גם מומחיות ענפית.
מומחה בתחום של ייעוץ למסעדות יבחן את העסק מזווית אחרת לגמרי: האם ה-Food Cost גבוה מדי, האם סידור העבודה מייצר Labor Cost מיותר, אילו מנות באמת רווחיות, כמה חומר גלם נזרק, האם התמחור נכון והאם שעות הפעילות כולן מצדיקות את עצמן.
לפעמים מגלים, למשל, שמנה שנחשבת "להיט" נמכרת הרבה אבל כמעט לא משאירה רווח. במקרה אחר מגלים שהעסק מחזיק יותר מדי עובדים בשעות חלשות.
אלה כבר לא שאלות משפחתיות. אלה שאלות מקצועיות של הענף.
אז מתי כדאי להכניס מומחה מבחוץ?
אין רגע אחד שמתאים לכל עסק, אבל יש כמה סימנים שחוזרים על עצמם.
אם אותה בעיה חוזרת שוב ושוב, אם בני המשפחה כבר לא מצליחים להגיע להסכמה, אם העסק עומד בפני מהלך שאין לו ניסיון בו – למשל פתיחת סניף נוסף, הכנסת משקיע או מעבר לניהול מקצועי – כדאי לעצור ולבדוק האם חסר ידע ולפנות אל יועץ עסקי המתמחה בעסקים משפחתיים מסוג זה.
גם המספרים יכולים לספר את הסיפור.
מחזור שעולה בזמן שהרווחיות נשחקת, לחץ קבוע בתזרים, ירידה בפרודוקטיביות או יעדים שהעסק שוב ושוב לא מצליח לעמוד בהם הם לא משהו שכדאי להסביר רק ב"תקופה חלשה".
לפעמים הם סימן לכך שהעסק השתנה, אבל דרך הניהול שלו עדיין לא.
עסק משפחתי לא צריך לדעת לעשות הכול לבד
יש משהו מאוד חזק בעסק משפחתי שמצליח לשמור על הזהות שלו גם כשהוא גדל.
אבל כדי לעשות את זה, צריך לדעת גם מתי לשחרר חלק מהמשימות ולהכניס אנשים שיודעים לעשות דברים טוב יותר.
המטרה אינה לקחת את העסק מהמשפחה. להפך.
כאשר בעלי המקצוע הנכונים נכנסים בנקודה הנכונה, הם מאפשרים לבני המשפחה להתמקד במה שהם באמת טובים בו, לקבל החלטות על בסיס מידע ולא רק תחושת בטן, ובעיקר להמשיך לצמוח בלי שהצמיחה עצמה תהפוך לבעיה.
