כאשר עסק משפחתי נקלע לתקופה חלשה, קיצוץ נכון צריך להתחיל בנתונים ולא בקשרים המשפחתיים. מרכז זיו, בהובלת רו"ח לילך זיו, מסייע לעסקים משפחתיים לבחון הוצאות, רווחיות, תפקידים וסדרי עדיפויות, ולבנות תוכנית התייעלות שמגינה ככל האפשר גם על העסק וגם על היחסים במשפחה.
העסק המשפחתי צריך לקצץ: מאיפה בכלל מתחילים?
הטעות הנפוצה בתקופה חלשה היא להתחיל ישר מהשאלה "את מי מפטרים?"
אבל לפני שנוגעים באנשים, צריך להבין מה באמת קורה בעסק.
האם מדובר בירידה זמנית במכירות או בשינוי מתמשך? האם הרווחיות ירדה בגלל פחות לקוחות, בגלל עלייה בהוצאות או בגלל ששולי הרווח נשחקו? האם יש שירותים או מוצרים שכבר כמעט לא משתלמים? האם העסק מחזיק התחייבויות שניתן לצמצם בלי לפגוע בפעילות?
לפעמים מתברר שהבעיה נמצאת בכלל במלאי, במחירים, בהוצאות מימון, בשכירות, בספקים או בתהליכי עבודה לא יעילים.
לכן הצעד הראשון צריך להיות תמונת מצב פיננסית ברורה.
צריך לדעת כמה כסף העסק חייב להוציא בכל חודש כדי להמשיך לפעול, אילו הוצאות משתנות יחד עם הפעילות, מה הרווחיות בכל תחום, מה מצב תזרים המזומנים וכמה זמן העסק יכול להמשיך בקצב הנוכחי.
זו אחת הסיבות לכך שבתהליך ייעוץ עסקי לא מתחילים מהמלצה כללית "לקצץ 10%", אלא מנסים להבין איפה נמצא הפער ומה באמת צריך להשתנות.
האם נכון לקצץ לכולם באותה מידה?
על פניו, קיצוץ רוחבי נשמע הוגן, אם צריך לחסוך 15%, אולי פשוט נבקש מכל המחלקות ומכל בני המשפחה לקצץ 15%.
אלא שהוגנות חשבונאית אינה תמיד החלטה עסקית נכונה.
יכול להיות שמחלקה מסוימת כבר עובדת בצורה מאוד רזה, בעוד תחום אחר בעסק מנופח בהוצאות. יכול להיות שעובד מסוים מייצר הכנסות משמעותיות ולכן פגיעה בו תחסוך כסף בטווח הקצר אבל תפגע עוד יותר בהכנסות בהמשך.
אותו עיקרון נכון גם לגבי בני המשפחה.
אין סיבה אוטומטית להוריד לכולם את השכר באותו שיעור רק כדי להימנע משיחה לא נעימה. צריך להבין מהו תפקידו של כל אחד, מהי התרומה שלו ומה העסק יכול להרשות לעצמו.
מה עושים כשבן משפחה עולה לעסק יותר ממה שהוא תורם?
כאן מתחילה אחת השיחות הקשות ביותר בתוך עסקים משפחתיים.
נניח שבן משפחה עובד בעסק כבר שנים. השכר שלו גבוה יחסית, תחומי האחריות שלו לא ממש מוגדרים, ובתקופות טובות אף אחד לא רצה להעלות את הנושא.
עכשיו העסק חייב לצמצם הוצאות.
האם זה הזמן להוריד לו שכר? לשנות את התפקיד? לצמצם שעות? אולי אפילו להגיע למסקנה שהתפקיד כבר אינו נדרש?
אי אפשר לקבל החלטה כזאת רק לפי השאלה "האם הוא בן משפחה".
אם מדובר בתפקיד שלא מצדיק עוד את העלות שלו, צריך להיות מסוגלים לדבר על כך בדיוק כפי שהיינו מדברים על כל תפקיד אחר בעסק.
מצד שני, גם הדרך חשובה.
שיחה על שינוי תפקיד או שכר עם עובד רגיל מסתיימת בדרך כלל בסוף יום העבודה. שיחה כזו עם אח, בן או גיס ממשיכה איתכם גם הביתה.
מפטרים עובד טוב לפני שנוגעים בבן משפחה?
גם זו דילמה שקשה להתעלם ממנה.
עסק משפחתי יכול למצוא את עצמו במצב שבו עובד מקצועי, ותיק ויעיל נמצא בסיכון, בזמן שבן משפחה ממשיך לקבל שכר למרות שתרומתו לעסק נמוכה יותר.
מבחינה משפחתית קל להבין למה קשה לגעת בבן המשפחה.
מבחינה עסקית, זו עלולה להיות החלטה יקרה מאוד.
אם עובדים מרגישים שבני המשפחה מוגנים בכל מצב, גם כאשר הם אינם עומדים באותם סטנדרטים, האמון בניהול נפגע. העובדים הטובים עלולים להתחיל לחפש מקום אחר, ואנשים מבינים מהר מאוד שאין משמעות אמיתית לביצועים אם שם המשפחה חשוב יותר מהם.
האם בעלי העסק צריכים לקצץ גם בעצמם?
לפעמים קל יותר לדרוש מעובדים להתייעל מאשר להסתכל על משיכות הבעלים, רכבים, הוצאות אישיות שעוברות דרך העסק או שכר של בני משפחה בכירים.
אבל אם העסק נמצא בתקופה שמחייבת קיצוץ משמעותי, כדאי לבחון גם את ההוצאות האלה.
מעבר לחיסכון עצמו, יש לכך משמעות ניהולית.
קשה לבקש מעובדים לקבל הפחתת שעות או לוותר על הטבות בזמן שהבעלים ממשיכים להתנהל בדיוק כפי שהתנהלו בתקופה חזקה.
איך יודעים במה אפשר לקצץ בלי לפגוע בהתאוששות?
לא כל הוצאה שחותכים היום היא חיסכון אמיתי.
עסק יכול לחסוך בשיווק ולגלות כעבור שלושה חודשים שכמעט לא נכנסות פניות חדשות. הוא יכול לוותר על עובד מקצועי ולגלות שהעובדים שנשארו אינם מצליחים לעמוד בעומס. הוא יכול לצמצם מלאי בצורה אגרסיבית ולאבד מכירות דווקא כשהביקוש מתחיל לחזור.
לכן כדאי לחלק את ההוצאות לשלוש קבוצות.
- הקבוצה הראשונה כוללת הוצאות שאפשר לצמצם כמעט בלי לפגוע בפעילות.
- הקבוצה השנייה כוללת הוצאות שניתן להתאים באופן זמני או להפחית בזהירות.
- הקבוצה השלישית כוללת יכולות שהעסק חייב לשמור עליהן כדי להמשיך לייצר הכנסות ולהיות מוכן להתאוששות.
כאן נדרשת ראייה רחבה יותר מאשר מעבר על דפי הבנק וחיפוש אחרי הסכומים הגדולים ביותר.
לעיתים דווקא הוצאה גבוהה היא אחת ההוצאות החשובות ביותר בעסק, ולעומתה כמה הוצאות קטנות שחוזרות בכל חודש אינן מייצרות כמעט שום ערך.
בניית תוכנית עסקית או תוכנית התייעלות מסודרת יכולה לעזור לראות את התמונה המלאה ולא לקבל החלטות לפי תחושת בטן.
איך מדברים על קיצוצים בלי לפרק את המשפחה?
אין דרך להפוך שיחה על כסף ושכר לנעימה לחלוטין, אבל אפשר להפוך אותה ליותר מקצועית.
במקום לפתוח את השיחה באדם שרוצים לקצץ לו, מתחילים במצב העסק.
כמה ההכנסות ירדו? מהו הפער החודשי? כמה צריך לחסוך? מה יקרה אם לא נעשה שינוי?
אחר כך עוברים לאפשרויות.
אילו הוצאות אפשר לצמצם? אילו תפקידים ניתן לשנות? האם אפשר לבצע התאמה זמנית לפני החלטה קבועה? האם יש דרך להגדיל הכנסות במקביל להתייעלות?
כאשר כל בני המשפחה רואים את אותם מספרים ומבינים את אותה מציאות, קל יותר לנהל את הדיון.
חשוב גם לקבוע מועד לבחינה מחדש.
אם הוחלט על הפחתת שכר לשלושה חודשים, למשל, כדאי לקבוע מראש מתי ייבדקו הנתונים שוב ומה צריך לקרות כדי להחזיר את השכר לרמה הקודמת.
למה דווקא בתקופה חלשה צריך סדר ניהולי ברור?
תקופה חלשה לא תמיד יוצרת את הבעיות בעסק, לעיתים היא פשוט חושפת אותן.
פתאום רואים שאין הגדרות תפקיד. אין תקציב מסודר. אין יעדים. בני המשפחה מושכים כספים בדרכים שונות. אף אחד לא יודע בדיוק מי אחראי על מה, ואין נתונים מספיק טובים כדי להבין איזה תחום באמת רווחי.
כל עוד היה כסף, אפשר היה לחיות עם זה.
כאשר המרווח מצטמצם, כל חוסר יעילות הופך משמעותי.
זו יכולה להיות הזדמנות לא רק לקצץ, אלא לבנות מחדש חלק מההתנהלות של העסק המשפחתי: להגדיר תפקידים, לקבוע תקציבים, להכניס מדדי ביצוע ולייצר שגרה שבה החלטות מתקבלות על סמך נתונים.
לעיתים זה בדיוק מה שמאפשר לעסק לצאת מהתקופה החלשה חזק ומסודר יותר.
איך לילך זיו מסייעת כשצריך לקבל החלטות שאף אחד במשפחה לא רוצה לקבל?
בעסק משפחתי, מי שמסתכל על המספרים אינו יכול להתעלם מהאנשים שמאחוריהם.
רו"ח לילך זיו משלבת בתהליכי הייעוץ את שני הצדדים.
- מצד אחד, בחינה פיננסית ועסקית של ההכנסות, ההוצאות, הרווחיות, התפקידים והיכולת של העסק לעמוד בהתחייבויות שלו.
- מצד שני, הבנה שהחלטה שנראית פשוטה בגיליון אקסל יכולה להשפיע על מערכת יחסים שנבנתה במשך עשרות שנים.
המטרה היא לייצר תמונת מצב אובייקטיבית, לזהות אילו שינויים באמת נדרשים ולבנות סדר עדיפויות שמאפשר לבעלי העסק לקבל החלטות קשות בצורה מקצועית יותר.
העסק המשפחתי חייב להתייעל? ייעוץ עסקי יכול לעזור להחליט נכון
לא כל תקופה חלשה מחייבת מהפכה, ולא כל קיצוץ צריך להתחיל בפיטורים.
לפעמים שינוי בתמחור, עבודה מול ספקים, חלוקת תפקידים, מבנה השכר או מיקוד בפעילות הרווחית יכול לשנות משמעותית את התמונה.
בתהליך ייעוץ לעסקים משפחתיים ניתן לבחון את הנתונים, להבין מה באמת מכביד על העסק ולבנות סדר פעולות שמתאים למצב הפיננסי ולמבנה המשפחתי.
הנקודה החשובה היא לא לדחות החלטות רק מפני שהן לא נעימות.
ככל שמחכים עד שהעסק מגיע למצוקת מזומנים משמעותית, האפשרויות מצטמצמות וההחלטות הופכות קשות יותר.
כאשר מטפלים בבעיה בזמן, אפשר לבצע התאמות מדויקות יותר, להגן על הפעילות החשובה ולתת לעסק סיכוי טוב יותר לצאת מהתקופה החלשה בלי שהמשפחה תשלם מחיר מיותר.
שאלות נפוצות
במה כדאי לקצץ קודם כשעסק משפחתי נקלע לקשיים?
כדאי להתחיל בבחינת מבנה ההוצאות והרווחיות ולא בקיצוץ אוטומטי בכוח אדם. המטרה היא לזהות הוצאות שאינן תורמות מספיק לפעילות ולשמור ככל האפשר על היכולות שמייצרות הכנסות.
האם נכון להוריד שכר לבני משפחה בתקופה חלשה?
אם מצב העסק דורש התאמות שכר, אין סיבה שבני המשפחה יהיו מחוץ לבדיקה. עם זאת, כל שינוי צריך להתבסס על התפקיד, השכר הקיים, האחריות והיכולת הכלכלית של העסק ולא רק על קשר משפחתי.
האם עדיף לפטר עובד רגיל מאשר בן משפחה?
לא נכון לקבל החלטה רק לפי הקשר המשפחתי. כדאי לבחון את חשיבות התפקיד, התרומה לעסק, העלות והיכולת להמשיך לפעול לאחר הצמצום.
איך יודעים אם מדובר בתקופה זמנית או בבעיה עמוקה יותר בעסק?
צריך לבחון את מגמת ההכנסות, הרווחיות, ההוצאות, תזרים המזומנים והתוצאות לאורך זמן. אם הירידה אינה נקודתית או שהעסק היה רווחי בקושי עוד קודם, ייתכן שנדרש שינוי רחב יותר מקיצוץ זמני.
מתי כדאי לפנות לייעוץ עסקי בתקופה חלשה?
רצוי לפני שהעסק מגיע למצב שבו אין מספיק מזומן לעמוד בהתחייבויות. ככל שבוחנים את המצב מוקדם יותר, קיימות בדרך כלל יותר אפשרויות להתייעלות ולשיפור בלי לבצע צעדים קיצוניים.
איך מונעים מקיצוצים ליצור סכסוך משפחתי?
כדאי לבסס את ההחלטות על נתונים, להגדיר קריטריונים ברורים ולנהל את הדיון סביב תפקידים והוצאות ולא סביב אנשים. שקיפות והסכמה מראש על מועד לבחינה מחודשת של ההחלטות יכולות להפחית משמעותית את תחושת חוסר ההוגנות.
